- Hợp đồng: 02 bản gốc (nếu đã tạm ứng thì nộp hai bản chính)
- Giấy ủy quyền (đối với Hợp đồng thực hiện theo nhóm- Mẫu giấy ủy quyền)
- Thuyết minh đề tài (02 bản chính)
- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu: 02 bản gốc
- Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài: 01 bản gốc
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: 02 bản gốc
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 08a -Phụ lục 02.1)
- Các chứng từ có liên quan phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp
     + Bảng kê chi tiền cho hội đồng
     + Hóa đơn tài chính đối với việc mua sắm văn phòng phẩm, vật tư (nếu có)
     + Nếu đơn vị/ cá nhân giao khoán một phần công việc cho cá nhân khác thực hiện: phải có hợp đồng giao khoán công việc (Phụ lục 02.2), xác nhận hoàn thành công việc và thanh lý hợp đồng giao khoán (Phụ lục 02.3)
     + Bảng Quyết toán kinh phí thực hiện hợp đồng.

- Kế hoạch thực tập được phê duyệt
- Dự trù kinh phí thực tập: thực hiện theo Phụ lục 4b Điều 12 Mục 3- Quy chế Chi tiêu nội bộ của Trường
- Danh sách giáo sinh thực tập
- Quyết định Ban chỉ đạo, Quyết định Thành lập Hội đồng chấm hồ sơ thực tập
- Kết quả chấm hồ sơ thực tập
- Bảng quyết toán kinh phí thực tập.

3.1 Thanh toán giảng dạy vượt giờ chuẩn
-Thực hiện theo mẫu biểu của phòng Đào tạo quy định

3.2 Thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ
- Phiếu trình/chủ trương làm việc ngoài giờ được phê duyệt
- Kế hoạch làm việc ngoài giờ
- Bảng phân công nhiệm vụ của đơn vị
- Dự trù kinh phí được phê duyệt
- Giấy báo làm việc ngoài giờ
- Bảng chấm công làm việc ngoài giờ (mẫu C09-HD- Phụ lục 02.4)
- Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (hoặc giấy báo làm việc ngoài giờ)
- Bảng quyết toán kinh phí.

4.1 Công tác phí trong nước
- Công văn/ Giấy mời đi công tác (nếu có)
- Quyết định của Hiệu trưởng cử cán bộ đi công tác (bản chính)
- Dự trù chi phí công tác phí được duyệt
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi, nơi đến
- Các hoá đơn, chứng từ kèm theo.

4.2. Công tác phí nước ngoài (Đoàn ra)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Dự trù kinh phí đoàn ra
- Quyết định cử cán bộ đi công tác của cấp có thẩm quyền (02 bản chính)
- Lịch trình đi công tác
- Các chứng từ chi các khoản chi khác đoàn ra (tiền vé tàu xe, tiền điện thoại, phí lệ phí...)
- Báo cáo kết quả công tác
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn ra được duyệt.

4.3. Tiếp khách nước ngoài (Đoàn vào)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Kế hoạch, chương trình làm việc của đoàn
- Dự trù kinh phí đoàn vào
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn vào được duyệt
- Các chứng từ khác như tiền thuê chỗ ở, tiền ăn tiền thuê xe

4.4. Chi hội nghị, hội thảo
- Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (02 bản chính).
- Dự trù kinh phí được phê duyệt.
- Bảng quyết toán kinh phí tổ chức Hội nghị, hội thảo được duyệt
- Các hoá đơn, chứng từ chi khác.
- Các nội dung mua sắm, thuê mướn…( thực hiện thanh toán như mua sắm hàng hoá dịch vụ)

5.1. Các khoản chi trực tiếp cho cán bộ giảng dạy
- Hợp đồng giảng dạy
- Phiếu báo giảng hoặc thống kê giờ giảng dạy có xác nhận của đơn vị tổ chức đào tạo, đơn vị liên kết đào tạo (nếu có). (Phụ lục 04.1)
- Bảng kê chi giảng dạy (Phụ lục số 04.2).

5.2. Các khoản chi về cơ sở vật chất
+ Hợp đồng/ chủ trương sử dụng phòng học
+ Bảng chấm số buổi (ca) sử dụng phòng học có xác nhận của đơn vị quản lý đào tạo
+ Bảng phân công nhiệm vụ trực, phục vụ phòng học
+ Bảng chấm công thực hiện nhiệm vụ
+ Bảng kê chi tiền.

5.3. Các khoản chi theo hợp đồng liên kết đào tạo
- Thực hiện theo HĐ đã được hai bên kí kết
- Các chứng từ thanh toán theo quy định của Nhà trường

5.4. Hợp đồng dịch vụ khác
+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng ký kết với đối tác
+ Chứng từ hợp lệ (Dự toán, hóa đơn, các bảng kê…..)
+ Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của phụ trách đơn vị)
+ Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng giao khoán chuyên môn (nếu có)

6.1 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh
- Biên bản xét chọn báo giá (Phụ lục 05.1)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao
- Hóa đơn.

6.2 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 20.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh
- Biên bản xét chọn đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (Phụ lục 05.1)
- Quyết định phê duyệt/chỉ định đơn vị cung cấp, hàng hoá dịch vụ (Chỉ áp dụng với gói mua sắm từ 50.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng)
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu 08a - Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020- phụ lục 02.1)
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn.

6.3. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 100.000.000 đồng đến dưới 200.000.000 đồng
- Thực hiện Quy trình Chào hàng cạnh tranh rút gọn (Quy trình mục 6.5) theo hướng dẫn tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính Phủ Quy định ()
- Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính ()

6.4 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 200.000.000 đồng đến dưới 2.000.000.000 đồng
- Thực hiện Quy trình Chào hàng cạnh tranh thông thường (Quy trình mục 6.5) theo hướng dẫn tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính Phủ ()
- Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính ()

6.5. Quy trình thực hiện Chào hàng cạnh tranh rút gọn/ thông thường
- Tờ trình xin phê duyệt chủ trương của Ban Giám hiệu;
- Lập dự toán trinh Ban giám hiệu phê duyệt;
- Gửi đơn vị thẩm định dự toán;
- Quyết định phê duyệt dự toán;
- Trình ĐHQGHN xin phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu (kèm theo thẩm định dự toán theo yêu cầu của ĐHQGHN);
- Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu của ĐHQGHN;
- Đăng tải Kế hoạch lựa chọn nhà thầu trên Mạng đấu thầu quốc gia;
- Lập/ Đăng tải Hồ sơ yêu cầu báo giá (Chào hàng cạnh tranh rút gọn), Hồ sơ chào hàng cạnh tranh thông thường (Chào hàng cạnh tranh thông thường);
- Mở thầu;
- Báo cáo đánh giá Hồ sơ dự thầu;
- Thương thảo hợp đồng;
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
- Ký kết và thực hiện Hợp đồng;
- Danh mục hồ sơ phải nộp về phòng Kế hoạch – Tài chính (Phụ lục 05.2)

Thanh toán văn phòng phẩm, điện thoại (Phụ lục 06.1) theo hình thức khoán (Quy định tại Điều 16- Mục 1,2,3 - QCCTNB)
- Các khoản thanh toán khác như tiền xăng dầu, rửa xe, lệ phí đường bộ,… lái xe phải làm bảng tổng hợp thanh toán và kèm theo chứng từ hợp lệ. (Phụ lục 06.2).
- Việc mua bảo hiểm xe ô tô do phòng Kế hoạch- tài chính thực hiện và thanh toán với cơ quan Bảo hiểm.

Mức khoán chi tối đa 30.000.000đ/năm
- Thông báo/ Quyết định tổ chức tọa đàm (thời gian/ địa điểm/ thành phần tham dự/ chương trình…).
- Dự trù kinh phí được duyệt.
- Biên bản tọa đàm/ báo cáo công tác tổ chức (có xác nhận của đơn vị hỗ trợ giám sát).
- Kết luận/ Biên bản họp của Hiệu trưởng/ Trưởng đơn vị và Ban góp ý của trưởng nhóm COP có xác nhận của đơn vị đầu mối được giao nhiệm vụ.
- Đối với tham dự Hội thảo trong và ngoài nước: quy trình mục 3.1 và 3.2 .
- Chứng từ kèm theo (hóa đơn/ bảng kê chi tiết….).

- Kế hoạch tổ chức hoạt động ngoại khóa, trải nghiệm
- Tờ trình phê duyệt Kế hoạch/ chủ trương (bản chính)
- Bản Dự trù kinh phí (bản gốc)
- Các chứng từ, hoá đơn
- Minh chứng hoàn thành khối lượng công việc được giao (sản phẩm- nếu có).